Een kunststofverwerker, een meubelmaker en een metaalbedrijf hebben weinig gemeen op de werkvloer. De een werkt met spuitgietmatrijzen, de ander zaagt en schuurt, de derde last en slijpt. Loop je het kantoor binnen, dan zie je bij alledrie dezelfde mailbox vol offerteaanvragen, dezelfde orders die worden overgetypt en dezelfde factuur die niet matcht. En precies daar lopen ze allemaal op dezelfde plekken vast.
Waarom maakbedrijven hetzelfde kantoor hebben
Een kunststof-ERP registreert matrijzen. Een food-ERP houdt houdbaarheidsdatums bij. Een machinebouwer werkt met stuklijsten die per order verschillen. Dat is de sectorlaag en die is dun. Eromheen zit een kantoor dat er bij een verpakkingsbedrijf net zo uitziet als bij een rubberverwerker of een leverancier van bouwelementen.
Kijk naar wat de grote ERP-leveranciers bouwen. Ridder iQ, Bemet, Isah, Exact, Business Central, Infor, Odoo en AFAS leveren allemaal dezelfde vier blokken: verkoop, inkoop, voorraad en financieel. Ze bouwen die blokken voor kunststof, voor food, voor metaal en voor elektronica op precies dezelfde manier. Dat is logisch. Als iedere leverancier voor iedere sector dezelfde blokken maakt, betekent dat simpelweg dat die processen bij al hun klanten bestaan.
Dus ja, wat je maakt bepaalt je fabriek, je machines en een klein deel van je software. Voor de rest ligt het anders. Hoe een offerte binnenkomt, hoe een order wordt verwerkt, hoe een ontvangst wordt geboekt of hoe een factuur wordt afgestemd, dat werk is bij een food-bedrijf van vijftig man verrassend goed te vergelijken met dat bij een metaalbedrijf van honderd. We spreken wekelijks met ondernemers uit heel verschillende hoeken van de maakindustrie en de knelpunten die ze beschrijven lijken telkens op elkaar.
De plekken waar iedereen vastloopt
Als het kantoor overal hetzelfde is, zijn de knelpunten dat ook. Het zijn de plekken waar mensen op vastlopen. Acht stuks en je herkent ze waarschijnlijk allemaal.
De aanvraag die blijft liggen, omdat de calculator eerst de order van gisteren afmaakt. De order die wordt overgetypt uit een mail in het systeem, met de tikfout die er soms in sluipt. De wijziging die niemand durft toe te zeggen, want kan het nog in de planning. De statusvraag die drie keer per dag binnenkomt, waar-is-mijn-order, en telkens iemand van de fabriek naar de mailbox trekt. De bevestiging van de leverancier die niemand naleest, tot de verkeerde spec binnenkomt. De ontvangst die op de kade staat maar nog niet geboekt is, zodat de voorraad niet klopt. De factuur die niet matcht met de bestelling en de pakbon en op een stapel voor later belandt. En de aanvraag waar iemand nee op had moeten zeggen, maar die er toch tussendoor is gedrukt.
Dat is de kern van deze kennisbank. Elk van die plekken werken we uit in een eigen stuk, telkens vanuit de vraag: waar loopt het werk vast, wat kost dat en wanneer is het slim om er iets aan te doen. Grote ERP-leveranciers erkennen zelf dat de rigide kern van het systeem, de financiele en administratieve verwerking, belangrijk blijft en dat verbetering eromheen gebeurt, per proces en gefaseerd.[1] Precies daar zitten deze knelpunten.
De vragen die bepalen of een proces geschikt is
Niet elk knelpunt is het aanpakken waard en niet elk knelpunt laat zich goed automatiseren. Voordat je ergens in duikt, loop je vier vragen langs. Ze werken voor alle acht de plekken en voor elk type maakbedrijf.
Eerst: zit er vandaag een mens op dit werk. Als niemand het doet, valt er ook niets vrij te spelen. Tweede: staat het werk op meerdere plekken. Een proces dat half in de mail, half in een Excel en half in iemands hoofd zit, is duurder en foutgevoeliger dan een proces dat op een plek loopt en juist daar zit vaak de winst. Derde: is er genoeg volume om te meten. Een taak die twee keer per maand langskomt levert weinig op. Onze vuistregel is meer dan twintig uur per week vergelijkbaar werk. Vierde: zijn de data en het proces er. Een agent kan een order alleen verwerken als de order ergens in een leesbare vorm binnenkomt en de stappen erna vastliggen.
Die laatste vraag is de grens waar het vaak op stukloopt. Zit een groot deel van je proces nog in het hoofd van een ervaren medewerker, dan leg je die kennis eerst vast en automatiseer je pas daarna. We bouwen bij Repetive liever een agent op een proces dat al staat dan dat we een rommelig proces digitaal maken en de rommel meenemen. Dat scheelt de klant geld en ons een teleurstelling.
Wat er verandert als het kantoor meegroeit met de fabriek
Omdat negen soorten maakbedrijf hetzelfde kantoor delen, laat een oplossing die bij de een werkt zich vaak ook bij de ander inzetten. Wat een verpakkingsbedrijf leert over de order die wordt overgetypt, geldt grotendeels ook voor de rubberverwerker en de bouwelementenleverancier. Je hoeft het wiel niet negen keer opnieuw uit te vinden.
Zet je een of twee van deze processen goed neer, dan verschuift er iets in het ritme van de week. De aanvraag blijft niet liggen. De statusvraag beantwoordt zichzelf. De ontvangst staat geboekt voor de koffie koud is. Je verkoop en je binnendienst houden tijd over voor het werk dat wel oordeel vraagt, zoals de lastige klant of de order die net niet in de standaard past en de leverancier die je moet bijsturen.
Je hoeft dat niet in een keer op te lossen. Begin bij het proces dat bij jou het hardst piept, meet wat het nu kost en kijk of het door de vier vragen hierboven komt. De andere zeven plekken lopen niet weg, en wat je bij de eerste leert maakt de volgende makkelijker.